Tietosuojaseloste

PAS-palveluiden, Fairdata-kokonaisuuden ja PAS-ratkaisun tietosuojaseloste

Muutospäivämäärä 7.6.2024

1. Rekisterin nimi

PAS-palveluiden, Fairdata-kokonaisuuden ja PAS-ratkaisun käyttäjä- ja metatietorekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Opetus- ja kulttuuriministeriö ("OKM")
PL 29, 00023 Valtioneuvosto
puh. 0295 16001 (vaihde)
kirjaamo.okm@gov.fi

3. Rekisteristä vastaava taho

PAS-palvelut, Fairdata-kokonaisuuden ja PAS-ratkaisun toimittaa OKM:n toimeksiannosta CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy ("CSC"). CSC toimii OKM:n puolesta kontaktina tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä.

CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy
PL 405, 02101 Espoo
puh. (09) 457 2001
asiakaspalvelu@csc.fi

Käyntiosoite:
Life Science Center Keilaniemi,
Keilaranta 14, Espoo

Tämän selosteen kattamien palveluiden toimittamisesta on sopimus OKM:n ja CSC:n välillä. PAS-palveluiden ja PAS-ratkaisun käytöstä on palvelusopimus CSC:n ja hyödyntävän organisaation välillä. PAS-palvelut ovat OKM:n määrittelemien organisaatioiden käytettävissä. Muita Fairdata-kokonaisuuteen kuuluvia palveluita kuin Fairdata PAS-palvelu voidaan hyödyntää myös ilman palvelusopimusta.

4. Rekisterin tietosisältö

OKM:n omistamat PAS-palvelut, Fairdata-kokonaisuus ja PAS-ratkaisu toteuttavat tutkimusjulkaisujen, tutkimusaineistojen ja tutkimusdatan avoimeen saatavuuteen ja pitkäaikaissäilyttämiseen liittyvää, tietosuoja-asetuksen artiklan 89 mukaista merkittävää yleistä etua tutkimustarkoituksia varten sekä kulttuuriperintöaineistojen pitkäaikaissäilyttämisen liittyvää merkittävää yleistä etua.

Palveluiden käytön yhteydessä kerättävät henkilötiedot ovat:

A. Palveluiden käyttäjien tiedot (”Käyttäjätiedot”) ja
B. Aineistojen metatietoihin sisältyvät henkilötiedot (”Kuvailutiedot”)

A. Käyttäjätiedot

Käyttäjätiedot koostuvat PAS-palveluita, Fairdata-kokonaisuutta ja PAS-ratkaisua hyödyntävien organisaatioiden edustajien ja käyttäjien sellaisista tiedoista, joita tarvitaan sopimuksen mukaisen palvelun toteuttamisessa, häiriöiden selvittämisessä ja tietoturvan varmistamisessa. Rekisterinpitäjällä oikeutettu etu ja intressi käsitellä käyttäjätietoja näiden tarpeiden toteuttamiseksi.

Käyttäjätietoina kerätään seuraavia tietoja:

Käyttäjän nimi ja mahdolliset muut tunnistetiedot
Yhteystiedot
Rekisteröidyn edustamaa organisaatiota/kotiorganisaatiota koskevat tiedot
Sisäänkirjautumistiedot
Palveluiden käyttöön liittyvät tiedot

B. Aineistojen kuvailutiedot Fairdata-kokonaisuudessa

Fairdata-kokonaisuudessa aineistojen kuvailutietoihin sisältyvien henkilötietojen käsittely on tarpeen OKM:n yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi ja OKM:lle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.

Osana Fairdata-kokonaisuuden aineistojen hallintaa, tallennetaan aineistojen metatietoina seuraavia henkilötietoja:

Henkilön nimi
Aineiston tekijöitä tai aineiston syntymiseen myötävaikuttaneita henkilöitä koskevat tiedot
Tutkimusta koskevat, tutkijaan yhdistettävissä olevat tiedot, tunnisteet ja viittaustiedot
Tieto tutkijan organisaatiosta (tutkimuksentekohetkellä)

Aineistot metatietoineen siirretään PAS-palveluun hyödyntävän organisaation toimesta. Aineistoja säilytetään Fairdata-kokonaisuudessa niiden palvelukuvausten mukaisesti ja niissä kuvataan palveluiden sisällön lisäksi sekä CSC:n että hyödyntävän organisaation vastuut.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot kerätään hyödyntäviltä organisaatioilta ja näiden edustajilta osana palvelukuvausten mukaista toimintaa.

5.1. Tietojen säännönmukaiset siirrot ja luovutukset

Palveluun sisältyvät metatiedot ovat käyttäjäorganisaation edustajien ja muiden käyttäjäorganisaatiossa toimivien henkilöiden saatavilla.

CSC voi raportoida rekisterinpitäjän puolesta palvelun käyttöä hyödyntäville organisaatioille rekisterinpitäjän määrittämässä laajuudessa.

5.2. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle rekisterinpitäjän eikä käsittelijän toimesta.

5.3. Aineistojen metatietoihin sisältyvät henkilötiedot

Fairdata-kokonaisuudessa olevat metatiedot ovat haettavissa avoimen hakuliittymän tai avoimen rajapinnan kautta.

5.4. Henkilötietojen säilytys

Henkilötietoja säilytetään rekisterissä palvelusopimuksen voimassaollessa. Palvelusopimuksen päättymisen jälkeen tiedot poistetaan aktiivisesta käytöstä kahden vuoden kuluessa. Tiedot voivat tämän jälkeen olla tallentuneina varmuuskopioihin, joita kuitenkin ylikirjoitetaan säännöllisesti.

6. Rekisterin suojauksen periaatteet

PAS-palveluiden tietoturvatoimenpiteet on mitoitettu tarkoituksenmukaisesti säilytettävien aineistojen suojaustarpeiden mukaisesti. Hyödyntävät organisaatiot vastaavat palvelukuvauksien mukaisesti säilytettävien aineistojen tietoturvallisuusvaatimuksien määrittämisestä ja niistä tiedottamisesta rekisterinpitäjälle ja CSC:lle. PAS-palvelut toteuttavat näiden vaatimusten mukaisen tietoturvallisuuden, sikäli kun se kuuluu PAS-palveluiden sisältöön.

Rekisteritietojen käyttöoikeus myönnetään tarpeen mukaan rekisterin ylläpitäjän tai palvelun tuottamisesta vastaavan palveluksessa työskenteleville henkilöille. Pääsy rekisteritietoihin on rajoitettu sekä verkkotekniikan että henkilökohtaisten käyttäjätunnusten ja salasanojen avulla. Palveluiden tietoturvallisuus auditoidaan säännöllisesti.

7. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut häntä itseään koskevat henkilötiedot ja saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia henkilötietojensa korjaamista tai poistamista, jos tiedot ovat virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen syyhyn vedoten vastustaa henkilötietojen käsittelyä.

Edellä mainittuihin rekisteröidyn oikeuksiin liittyvät pyynnöt ovat lähtökohtaisesti maksuttomia. Käyttäjät voivat osoittaa pyyntönsä suoraan rekisterinpitäjälle selosteen kohdassa 2. osoitettuja yhteystietoja käyttäen. Tutkijoiden tulisi kuitenkin ensisijaisesti pyrkiä kääntymään aineistoa hallinnoivan organisaation puoleen, mikäli tutkijalla on metatietojen korjaamista koskevia pyyntöjä. Muissa kysymyksissä myös tutkija voi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään kohdan 2. mukaisia yhteystietoja käyttäen.

Mikä tahansa oikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

8. Muutokset tietosuojaselosteeseen

OKM tai CSC OKM:n valtuuttamana, voi tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen, mikäli henkilötietojen käsittelyn tavat tai tarkoitukset muuttuvat. Olennaisista muutoksista voidaan tapauskohtaisesti tiedottaa esimerkiksi rekisteröityjä, mikäli soveltuva lainsäädäntö tätä vaatii. Tietosuojaselosteen ajantasainen versio on aina saatavilla osana PAS-palveluiden julkista kuvausta.